Event planlægning og dens udfordringer

At planlægge et event kræver en del tid og arbejde, uanset om det er et lille event eller et stort event. Et stort event kræver dog selvfølgelig mere tid og flere kræfter, da der blandt andet er flere mennesker at tage i betragtning. Eventplanlægning kræves til alle de store events såsom jul, fødselsdag, bryllup, dåb, fejring af student, konfirmation osv.

Det kan være udfordrende af planlægge store begivenheders fejringer. Nogle bryder sig ikke om det, mens andre kan lide udfordringen. Nogle deler opgaverne ud og hjælpes ad, så man ikke står med hele byrden alene.

Privat eller arbejdsrelateret event

Der er forskel på om eventet, der skal planlægges, er privat med familie og venner, eller om det er arbejdsrelateret og dermed holdt for kollegerne. Afhængigt af for hvem eventet skal afholdes, skal program og placering af eventet tages til eftertanke. Vejret og tidspunkt på året spiller også en rolle i forbindelse med, om eventet kan holdes udenfor eller indenfor.

Orden og struktur i planlægningen

Eventplanlægning handler om overblik og struktur, så man har styr på de enkelte dele, der kræves til at afholde et vellykket event. For eksempel kan Conference Manager være en god hjælp og et godt værktøj til eventplanlægning. I sin eventplanlægning er det vigtigt, at man har styr på blandt

andet disse følgende aspekter:

  • Hvem der skal inviteres og komme
  • Hvor eventet skal afholdes
  • Programmet for eventet

Andre mindre detaljer, som også er vigtige at holde for øje i sin planlægning, er for eksempel:

  • Hvad der skal spises
  • Hvad de inviterede eventuelt skal medbringe
  • Transporten ud til eventet
  • Eventuel overnatning for gæsterne

Tema for eventet?

Til nogle events kan man vælge, at festen skal være præget af et bestemt tema. Det kunne f.eks. være til en firmafest, hvor man skulle klæde sig ud under et udvalgt tema. At vælge et tema til sit event kan skabe sjov og underholdning til eventet. Dette er også en overvejelse, man kan gøre sig i sin planlægning.

Et online tilmeldingssystem kan skabe et overblik over de tidligere nævnte aspekter, så planlægningen kan skride struktureret frem.